Közüzemi számlázás

A RENDSZER FELADATA

A közüzemi számlázási rendszer alapvetően távfűtés, hulladékgazdálkodás, bérlemények és egyéb tömeges számlák előállítására alkalmas.



A RENDSZER FUNKCIÓI



TÖRZSADATOK KEZELÉSE

A rendszer működése szempontjából releváns alapadatok (fogyasztási helyek, díjfizető adatok, hőközpontok, társasházak stb.) karbantartása. A törzsadatok hatálykezeltek, így nyomon követhető az információk érvényessége bármely időszakban. A különböző adatkarbantartásokat egyszerre akár több felhasználó is végezheti.

ADATKAPCSOLATOK KEZELÉSE

A rendszerben tárolt adatkapcsolatok jelentik a számlázási folyamat legfőbb inputját, hiszen ezek alapján dől el, hogy mely fogyasztási hely esetében mely fogyasztónak milyen díjakat kell számlázni. A rendszer legnagyobb előnye, hogy ezek az adatkapcsolatok gyorsan kialakíthatók, módosíthatók és lekérdezhetők és természetesen ezek is hatálykezeltek.

SZÁMLÁZÁSI IDŐSZAKOK KEZELÉSE

A most kialakításra kerülő rendszerünk egyik fontos újítása a számlázási időszakok kezelése. Ez azt jelenti, hogy lehetőség van naptári (hó, negyedév, félév, év) vagy attól eltérő időszakok definiálására, amelyek hatással vannak a különböző díjtételek számlázására. Lehetőség van hóközi időszak kialakítására, pl. csoportos jóváírás azonnali számlázása.

MÉRÉSEK

Lehetőség van különböző törzsadatokhoz (helyiség, hőközpont, társasház, …) mérőórát megadni. Többek között itt adhatunk meg a mérőórához egy becsült értéket, amelyet abban az esetben veszünk figyelembe, ha nem érkezett normális leolvasás. A rendszerünk megfelelően kezeli a mérőórák cseréjét és annak tényét természetesen figyelembe veszi a számlázás során is. Amennyiben a mérés mértékegysége eltér a számlázandó egységtől be lehet állítani egy szorzót, amely segítségével a rendszer automatikus konverziót végez. Mérőórához tartozó leolvasások felvitele történhet kézi rögzítéssel vagy külső állomány beolvasásával. Ekkor ki kell alakítani az azonosító kapcsolatot a biztonságos betöltéshez. Lehetőség van egy lépcsőház cím szerinti gyors leolvasás rögzítésére is.

Elfelejtett határidő ?
Elveszett dokumentum ?

Mindez nincs többé
a szerződések, iktatások, tartozások kezelésében a


programok segítségével!

Szerződés kezelés, nyilvántartás

• szerződés életútjának követése,
• előkészített, hatályos és archív szerződések értelmezése,
• dokumentált folyamatok (auditállható),
• belső jogosultsági rendszer (szerződés létrehozás, engedélyezés, megtekintés),
• kifinomult adatkeresési lehetőség (adatbányászat),
• csoportos munka támogtása (szerződésenkénti blog),
• részletes tevékenység és adatváltozás naolózás ....

Tartozás (kintlévőség) kezelés

• ügyfelenkénti tartozás nyilvántartás (folyószámla) akár több jogcímű tartozás együttes kezelése,
• nyilvántartások (folyószámlák) állományba csoportosítása,
• kifutott tartozások archiválása,
• tartozás nyilvántartásokhoz feladatok rendelése határidővel,
• kézi vagy automatikus sms, email küldés, levél nyomtatás (sablon alapján) ....

Iktatás (elekronikus iktatókönyv)

• tetszőleges számú "iktatőkönyv" vezetése,
• érkeztető-, kemenő-, bejövő iktatókönyv,
• iratok elektronikus csatolása,
• postakönyv vezetés és nyomtatás,
• tértivevény érkeztetetés,
• ügyintézési határidő kezelés ....

... és a teljesség kedvéért:

Kérdőíves felmérés kezelés

• tetszőleges számú választípus létrehozása, ezek segítségével
• tetszőleges számú kérdőív tervezése és létrehozása,
• kérdőívekhez tetszőleges számú kiértékelési szempont definiálása,
• partnertörzsből, vagy külső adatokból kérdőívek legenerálása,
• üres és kitöltött kérdőív(ek) nyomtatása,
• grafikonos kiértékelés ....

DÍJSZÉTOSZTÁS

A számlázási folyamatot megelőzi a díjszétosztás. Ez két lépésben történik. Először szétosztjuk a hőközponti mért GJ-t lakásokra, külön fűtésre és melegvízre. Második lépésként a fogyasztók díjsorai alapján a számlatételeket határozzuk meg, akár az állandó adatok (alapdíj, kukaméret), akár mért adatok alapján. A számlaírás előtt van még lehetőség ellenőrzésre, vagy fogyasztónként, vagy a számlaírásnak megfelelően számlanapló nyomtatásával. Szükség esetén alapadat módosításával illetve kézi számlasor rögzítésével korrigálható az előzetes számla tartalom. Hulladékszállításnál csak a második lépést hajtjuk végre.

SZÁMLÁZÁS

A tömeges számlaírás előzőleg beállított csoportosítás alapján történik. Ez lehet beszedési mód, vagy külön sorrend beállításával (pl. díjbeszedőknek egy adott utca külön a páros, ill. páratlan házszámai alapján). Természetesen lehetőség van az időszakon belüli azonnali számlakészítésre is a fogyasztónak. A rendszer kezeli a kedvezményeket is, amely a fogyasztóhoz rendelt díjakhoz van rendelve.

PÉNZFORGALOM

A kiállított számlák pénzügyi teljesítésének rögzítése történhet kézi adatrögzítéssel vagy tömeges adatbetöltéssel (csoportos állomány, postai csekk állomány, könyvelési rendszertől átvett fizetés állomány). Van mód előleg fizetés, támogatás felvitelére, ami a következő számlán, mint beszámított fizetés csökkenti a számla fizetendő összegét.

FOLYÓSZÁMLA ÉS HÁTRALÉKKEZELÉS

A hátralékkezeléssel kapcsolatos lekérdezések vonatkozhatnak az aktuális állapotra (pl. díjbeszedőknek, felszólító levélhez) de akár egy adott napra is (pl. a hóvégi könyvelési feladás). Hátralékos listákat különböző helyiség, fogyasztói csoportokra lehet lekérdezni. Gyűjtése is rugalmasan megadható, pl. számlázási időszakok, fogyasztó típus, számlán szereplő sorok arányában. Van mód a hátralékos számlák további jogi folyamatainak követésére (most itt tudjuk elképzelni az „Adók módjára történő behajtás” megvalósítását).

LEKÉRDEZÉSEK

Listák, lekérdezések általában cím sorrendben történik. Minden törzsadatra vagy kapcsolatára, különböző csoportososításokra, minden rögzített és számított adatra lekérhető. Természetesen elérhetők a havi feldolgozáshoz szükséges állandó lekérdezések, mint pl. statisztika, számlaösszesítő, főkönyvi feladás, pénzforgalom összesítő. Ennek finomítása a rendszer bevezetése során kerül sor.